Dulu, waktu kuliah, karena agak kurang kerjaan saya pernah ikut acara yang pesertanya dari bermacam-macam jurusan. Acara itu terus terang sangat panjang dan membosankan. Tapi ada seorang senior cantik yang memberikan kesan lebih dengan paduan jilbab, kacamata, dan dasinya yang bermotif ceria, dia berasal dari jurusan yang sama dengan rektor kampus saya sekarang. Materi inti alias ujung-ujungnya rangkaian acara itu adalah AKO alias Analisis Kondisi Organisasi dan RPO atau Rencana Pengembangan Organisasi. Dan bicara tentang keduanya tidak akan lepas dari yang namanya analisis SWOT (bukan SWT seperti di game game itu :p).

Analisis SWOT (Strenght atau kekuatan, Weakness atau kelemahan, Opportunity atau kesempatan/peluang, Threat atau ancaman). Ibarat olahraga, analisis SWOT ini adalah peregangan atau pemanasan yang membuka jalan ke sekian banyak gerakan inti, salah satunya adalah RPO. Tanpanya hidup terasa hampa kita akan sangat rentan terhadap cedera karena gerakan inti tidak dilakukan dengan persiapan yang cukup. SWOT memang merupakan salah satu pendekatan yang cukup diminati dalam berbagai analisis karena metode dan alur pikirnya yang mudah dipahami. Meskipun begitu perlu diingat bahwa dia bukanlah satu-satunya pilihan karena tentunya juga ada kelemahannya.

Kekuatan adalah faktor yang bisa menjadi nilai lebih dari dalam organisasi, sementara kelemahan adalah kebalikannya. Sebagai contoh, dalam sebuah tim sepakbola, usia pemain yang rata-rata muda bisa dipandang sebagai sebuah kelebihan, namun di saat yang sama bisa menjadi kelemahan. Hal seperti ini tidak boleh terjadi, karena itu kedalaman analisis harus ditingkatkan. Setelah melakukan analisis, baru didapatkan bahwa usia muda tersebut bisa sebetulnya masih bisa diperdalam. Memiliki kelebihan stamina dan kekuatan fisik dapat diletakkan sebagai kekuatan, dan minimnya pengalaman dapat dikategorikan sebagai kelemahan.

Peluang adalah sebuah kekuatan atau nilai lebih dari luar organisasi, sementara ancaman adalah kebalikannya. Jangan keliru meletakkan sebuah kelemahan sebagai ancaman dan sebaliknya, ini juga berlaku pada kekuatan dan peluang. Contoh, rencana penggusuran stadion adalah ancaman karena datang dari luar, namun kondisi pemain yang tidak betah dengan stadion adalah kelemahan karena berasal dari dalam tim. Pun halnya dengan peluang, banyak rookie berbakat untuk direkrut adalah peluang, sedangkan motivasi tim yang tinggi karena sering menang adalah kekuatan.

Dalam melakukan analisis SWOT, sebaiknya dilakukan melalui dua tahap, tahap hipotesa dan sinkronisasi data. Pertama kali melakukan, cobalah bebaskan pikiran sejenak dari segala data data yang ada, berpikirlah dengan idealis layaknya orang yang memutuskan nasib organisasi. Setelah proses ini selesai, baru komparasikan dengan data yang tersedia. Apabila ada analisis yang tidak didukung dengan data, harus diputuskan apakah perlu mencari data atau abaikan/batalkan faktor tersebut dari keseluruhan analisis.

Yang ruwet adalah justru ketika data yang tersedia bertentangan dengan analisis yang dilakukan. Misalnya, dari data yang ada, rata-rata mahasiswa yang mengikuti OSPEK nilai IPK-nya meningkat sementara kita yakin bahwa OSPEK ini adalah kegiatan yang tidak bermanfaat. Kalau sudah begini, kejernihan pikiran dan kesehatan nalar perlu digunakan. Ditelaah kembali melalui dialektika dan curah gagasan, apakah data ini yang perlu diperbarui, data ini memang salah, cara kita membaca datanya salah, atau memang analisis kita yang keliru? Analisis memang sebaiknya didukung data, tapi data juga bukanlah suatu kebenaran mutlak yang harus disembah :D.

Setelah Analisis SWOT selesai, hasilnya dapat diolah dengan sejumlah metode sehingga kemudian akan menjadi sebuah kesimpulan tentang kondisi organisasi kita. Dari hasil AKO tersebut kemudian dapat disusun RPO. Tahap demi tahap dan langkah demi langkah dikembangkan untuk memaksimalkan kekuatan, mengatasi kelemahan, menyambut peluang, dan menghadapi ancaman. Yang paling penting, RPO ini harus segera dibahas untuk diputuskan akan digunakan atau tidak, jangan hanya menjadi penghias lemari arsip dan lambang gengsi semata :D.