Rapat, bukan rapat wangi, adalah aktivitas yang merupakan elemen penting dalam sebuah organisasi. Organisasi mulai yang paling kecil sampai yang paling besar, sejarang atau sesering apapun, bagaimanapun metodenya, pasti mengadakan rapat. Efektifitas atau kinerja sebuah organisasi kadang bisa dilihat dari efektifitasnya dalam mengadakan atau mengelola rapat. Makin handal organisasi dalam mengelola rapat, sedikit banyak akan berpengaruh dalam kinerja organisasi tersebut. Bagaimana sebetulnya ciri-ciri rapat yang efektif?

Agenda Jelas

Yang membedakan rapat dari sekedar nongkrong atau nongki-nongki bin cangkrukan adalah agenda. Dalam rapat, harus ada agenda yang jelas untuk dibahas dan diambil keputusan atau tindak lanjutnya. Misalnya rapat untuk membahas tindak lanjut terhadap anggota organisasi yang menolak membayar iuran, atau rapat membahas kebutuhan anggaran menyambut kunjungan istri pak RW. Bolehlah sesekali ada bahasan di luar topik atau agenda utama, tapi jangan sampai menggeser agenda utama yang sudah disepakati sebelumnya.

Jangan Mengulang

Jangan mengulangi sesuatu yang sudah dikatakan oleh orang lain. Terkadang mengulang memang perlu jika ada yang masih belum terbahas atau kelewatan atau untuk mempertegas kesimpulan. Tapi jika sudah tidak ada masalah, jangan menghabiskan dan membuang waktu untuk mengatakan apa yang sudah dikatakan oleh orang lain.

Tidak Semua Orang Harus Bicara

Betul, tidak semua orang harus dipaksa bicara. Kalau setiap orang dipaksa bicara, bisa jadi hanya akan mengulangi apa yang sudah dibahas sebelumnya. Beda lagi kalau tujuannya memang agar semua peserta rapat berperan aktif, boleh saja semua orang diharuskan berpendapat. Namun yang harus tetap diingat adalah, pendapat yang dilontarkan tidak boleh mengulang apa yang sudah dilontarkan orang lain, karena rapat bertujuan merumuskan hasil, bukan menghitung suara terbanyak.

Fokus Pada Bahasan, Bukan Orang

Ketika rapat, kesampingkan dulu semua masalah pribadi. Fokuskan perhatian pada pendapat atau bahasan yang sedang dibahas, bukan pada yang melontarkan pendapat. Ingat selalu bahwa rapat dilakukan untuk merumuskan solusi, bukan untuk mengubah ruang rapat menjadi ring tinju atau forum debat publik. Perdebatan yang bertele-tele dan tidak berujung hanya akan membuat banyak waktu terbuang dan membuat rapat semakin tidak efektif.

Tekankan Kesimpulan

Apalah arti sebuah rapat tanpa sebuah kesimpulan. Meskipun kesimpulannya bahwa masalah belum selesai dan diperlukan rapat lanjutan, itu masih jauh lebih baik daripada tidak ada kesimpulan sama sekali dan rapat bubar karena pesertanya menghilang satu persatu karena lelah. Di bagian kesimpulan inilah peran moderator atau pimpinan rapat menjadi sangat penting, moderator/pimpinan rapat tidak boleh bertindak sebagai promotor tinju yang melontarkan masalah kemudian menyediakan arena untuk masing-masing pihak berhadapan. Moderator/pimpinan rapat harus fokus mengikuti jalannya rapat dan menekankan pada kesimpulan-kesimpulan yang dicapai. Jangan sampai rapatnya sudah sengit membahas strategi permainan sepakbola, moderatornya malah menyimpulkan strategi permainan basket.

Notulen/Resume

Pastikan setiap akhir rapat dibuat notulensi/resume/minutes of meeting/nama lain. Hal ini penting untuk mencegah amnesia mendadak atau wanprestasi ketika ada masalah di kemudian hari. Meskipun memang ada rapat-rapat tertentu yang memang tidak memungkinkan untuk dibuat notulensinya, setidaknya harus ditekankan gentleman agreement dari setiap peserta rapat terhadap hasil yang telah disepakati.

Sebenarnya masih banyak lagi hal-hal yang bisa mendukung kelancaran atau efektifitas rapat, seperti sarana prasarana yang tepat, pemilihan waktu rapat dan tempat rapat yang sesuai, dst. Namun kurang lebih poin-poin di atas jika terpenuhi akan dapat membuat rapat berjalan cukup efektif.

Makanan basi diganti indomie

Galakkan diskusi anti menghakimi